Про нові стандарти організації офісного простору

22.05.2020   |  Блоги

Вікторія Горулько

керівник департаменту представлення інтересів міжнародних орендарів у сфері офісної нерухомості компанії Cushman & Wakefield в Україні

Ринок офісної нерухомості в Україні вже пережив фазу шоку і взявся за розробку антикризових планів і оцінку нових можливостей. Серед консультантів із нерухомості, які отримують відповідні запити від міжнародних орендарів, йде обговорення того, яким повинен бути безпечний офіс у короткостроковій і середньостроковій перспективі, а також яким буде повернення до офісної роботи. Всі сходяться на думці, що так, як було, вже не буде, а як буде, ще належить визначити. Відповідно, попереду на нас чекає етап розробки нових стратегій і прийняття нових стандартів організації офісного простору.

Дистанційна робота

Із введенням карантину переважна більшість офісних орендарів повністю перейшли на віддалений режим роботи. При цьому офіси залишилися відкритими для співробітників на випадок необхідності. Вся комунікація з клієнтами та управління компанією були переведені в онлайн, істотно скоротилися або припинилися ділові поїздки. У співробітників з'явилася можливість гнучкого планування робочого часу. Багато компаній відзначили, що дистанційна робота зіграла важливу роль у збереженні бізнесу.

Нещодавно Тарас Вервега, співзасновник компанії SoftServe, розповів, що ще ніколи за всю історію компанії, а компанія була створена ще в 90-і роки, вся компанія не працювала з дому. Навантаження на сервери зросла в 10 разів, і знадобився якийсь час, щоб налагодити їх нормальну роботу. Тарас також зазначив, що продуктивність співробітників на початку переходу на віддалену роботу дещо знизилася, але люди швидко мобілізувалися. В результаті, вони працюють більше часу, оскільки немає спокуси піти кудись, не витрачається час на дорогу.

З іншого боку, керівники багатьох компаній відмічають проблеми з віддаленим управлінням, пов'язані з різним рівнем досвіду співробітників та ускладненим контролем продуктивності. Вони вважають дистанційну роботу тимчасовою вимушеною альтернативою та умовою виживання бізнесу.

 

Однак існує й альтернативна точка зору, згідно з якою формат віддаленої роботи приживеться в Україні і буде використовуватися орендарями в тій чи іншій мірі. В умовах триваючої пандемії багато компаній вперше випробували модель дистанційної роботи і переконалися в її ефективності. Деякі з них з великою часткою ймовірності будуть прагнути створити більше можливостей для віддаленої роботи і переведуть частину співробітників на цей формат у майбутньому з відвідуванням офісу в певні дні тижня.

Кращі світові приклади успішного застосування дистанційної роботи варто шукати серед технологічних компаній. Google та її материнська компанія Alphabet, а також Facebook, одними з перших перейшли на віддалену роботу і продовжують ефективно використовувати цей формат.

При цьому, для співробітників Google робота з дому подовжена до кінця 2020 року, а тим, кому потрібно повернутися в офіс, дозволено це зробити в червні-липні за умови дотримання заходів безпеки.

Для співробітників Facebook робота з дому також подовжена до кінця 2020 року, але за потреби повернутися в офіс можна з 6 липня. В якості заохочення роботи з дому компанія виплатила всім працівникам бонус у розмірі $ 1 000, забезпечила пристроями для відеодзвінків і надала відпустку тим, кому вона була необхідна.

Однак, слід зазначити, що не в усіх регіонах світу існує достатня інфраструктура для дистанційної роботи. В Індії офісні приміщення міжнародних компаній оснащені передовими технологіями, проте в секторі житлової нерухомості відсутній інтернет хорошої якості, і поки що в країні немає планів щодо вирішення цієї проблеми. З цієї причини, за оцінками Cushman & Wakefield, міжнародні компанії будуть змушені відкрити бек-офіси для забезпечення робочими місцями від 700 тис. до 1 млн висококваліфікованих фахівців в інших регіонах з достатньою інфраструктурою, включаючи Східну Європу. Це, в свою чергу, може в середньостроковій перспективі створити нові можливості для розвитку ринку офісної нерухомості в Україні.

Орендарі відзначають, що при всіх очевидних плюсах віддаленої роботи через якийсь час виникає дефіцит прямого спілкування. Це дозволяє зробити висновок, що поточний карантин переконав усіх у тому, що офіс є надзвичайно важливим інструментом у підтримці соціальної взаємодії, оскільки він не тільки розвиває співпрацю і продуктивність, але також здійснює позитивний вплив на якість життя співробітників.

 

Соціальна дистанція як нова норма організації робочого простору

Орендарі практично одностайні в тому, що повернення в офіс неминуче, але воно буде поступовим і поетапним. Згідно з оцінками Cushman & Wakefield, на глобальному рівні протягом найближчих місяців орендарі зіткнуться з численними викликами і повинні будуть застосувати новий підхід до офісних стандартів. Нові вимоги щодо епідемічної безпеки і законодавство змусять орендарів шукати рішення для зменшення щільності розміщення робочих місць в офісі.

Деякі фахівці вважають, що використання відкритого планування офісних приміщень буде скорочуватися. Проте я у своїй практиці не знаходжу цьому підтвердження. Open space є ефективним плануванням, щоб реалізувати всі вимоги орендаря, включаючи протиепідеміологічні.

Протягом деякого часу до карантину спостерігався тренд ущільнення офісу. Орендарі оптимізували простір за рахунок збільшення частки open space та за рахунок використання формату share desk. Це іноді приводило до зменшення орендованої площі, але не завжди.

Зараз на зміну тренду ущільнення робочих місць приходить нова норма – соціальна дистанція, що вимагає дотримання між людьми у приміщенні відстані не менше 1,5 метра. Як буде дотримуватися ця норма залежить від того, які заходи будуть вжиті орендарями щодо орендованого приміщення та орендодавцями щодо будівлі.

Соціальна дистанція в офісних приміщеннях

Дотримання соціальної дистанції впливає відразу на кілька аспектів використання офісного приміщення:

  • відстань між робочими столами
  • максимальну кількість робочих місць, яке може розташовуватися в одній кімнаті
  • максимальну кількість співробітників, яке може одночасно перебувати в переговорних кімнатах, в місцях релаксації, на кухні
  • необхідну кількість переговорних кімнат
  • напрям руху всередині приміщення

Очевидно, що дотримання соціальної дистанції може привести до необхідності скорочення робочих місць або оптимізації їх використання. Для досягнення цих цілей можуть бути застосовані наступні заходи:

  • Проведення регулярного контролю за тим, скільки співробітників одночасно знаходяться в офісі.
  • Установка датчиків контролю часу використання одного робочого місця одним співробітником.
  • Установка при вході в офіс датчиків контролю в реальному часі загальної кількості співробітників, що одночасно знаходяться в офісі.
  • Впровадження системи резервування співробітниками робочих місць.
  • Переведення окремих співробітників на віддалену роботу.
  • Відмова від концепції share desk, якщо суворі заходи безпеки не можуть бути виконані.
  • Оцінка необхідності особистих зустрічей.
  • Скорочення кількості учасників особистих зустрічей і місць у переговорних кімнатах.
  • Проведення зустрічей за участю великої кількості людей в форматі оналйн-конференцій.

Не секрет, що в багатьох офісах столи розташовані близько один до одного. Ширина столів 1,2 – 1,4 м, тож відстань між співробітниками набагато менша. В цьому випадку для забезпечення протиепідеміологічних норм необхідно буде облаштувати прохід між столами, нехай столи будуть невеликі. Також це вплине на кількість робочих місць в офісі та оптимізацію їх використання.

Ще одне цікаве зауваження Тараса Вервеги, співзасновника SoftServe: керівники повинні подумати, як самі працівники сприйматимуть знаходження 30, 50, а то і 100 осіб в одній кімнаті.

 

Концепція 6 Feet Office від Cushman & Wakefield

Компанією Cushman & Wakefield в Амстердамі була розроблена концепція 6 Feet Office, яка будується на дотриманні соціальної дистанції у 6 футів (1,8 м) і є прототипом офісу, що відповідає новим офісним стандартам.

Дана концепція передбачає аналіз приміщення на предмет вірусної безпеки, на основі якого буде складено список простих правил. При цьому, в офісі повинен бути навчений співробітник, який контролюватиме дотримання цих правил.

 

Базові правила концепції 6 Feet Office:

  1. У ліфтовому холі та в ліфті потрібно стояти згідно з розміткою на підлозі.
  2. Рух в офісі має здійснюватися тільки в одну сторону, згідно з маркуванням на підлозі.
  3. Працівники повинні використовувати одноразові килимки для робочих столів.
  4. Столи повинні бути встановлені на такій відстані один від одного, щоб між людьми дотримувалася соціальна дистанція.
  5. Не дозволяється стояти в проходах між столами.
  6. У переговорних кімнатах між кріслами має бути необхідна відстань. Зайві меблі повинні бути прибрані. Рух в переговорних кімнатах має здійснюватися в одну сторону, згідно з маркуванням на підлозі.

 

Соціальна дистанція в офісних будівлях

Що стосується офісної будівлі, то соціальна дистанція повинна бути забезпечена на входах, на площах спільного користування та в ліфтах.

Соціальна дистанція на входах до будівлі і на загальних площах може бути забезпечена за допомогою наступних заходів:

  1. Інформування орендарів і відвідувачів про правила входу до бізнес-центру та руху будівлею.
  2. Розміщення правил у декількох видимих ​​місцях в офісній будівлі.
  3. Контролю доступу на входах до будівлі з дотриманням соціальної дистанції.
  4. Розміщення покажчиків на підлозі для безпечної дистанції в місцях виникнення черг та в зонах очікування.
  5. Розміщення меблів у зонах очікування з урахуванням вимог соціальної дистанції.
  6. Зміни формату реєстрації відвідувачів (реєстрація через монітор з сенсорним екраном, безконтактна реєстрація через мобільний додаток тощо).

Найбільш вразливим місцем у будинку з точки зору дотримання соціальної дистанції є ліфт. І оскільки щодо цього немає готових рішень, конкретні заходи безпеки повинні бути розроблені шляхом кооперації орендодавців з орендарями.

В цілому, можна виділити кілька заходів, які спрямовані на забезпечення вірусної безпеки в ліфті:

  1. Контроль за дотриманням соціальної дистанції в чергах.
  2. Розміщення в ліфтових холах і в ліфтах чітких інструкцій щодо безпечного для здоров'я використання ліфтів, включаючи обмеження кількості пасажирів та соціальної дистанції в ліфті.
  3. Усередині ліфтів інструкції можуть включати розміщення на підлозі стікерів із зазначенням місць і описом, де і як повинні стояти пасажири.
  4. Впровадження ефективної дезінфекції ліфтів, включаючи поверхні, до яких найбільш часто торкаються пасажири (панелі або кнопки виклику ліфта, поручні та ін.)

Що зміниться для орендарів та орендодавців

Щоб підбити попередні підсумки, ще раз нагадаємо, що чекатиме на орендодавців та орендарів у найближчому майбутньому.

Для орендарів:

  1. Компанії повинні підготуватися до роботи в новій реальності, забезпечивши можливість дотримання дистанції мінімум 1,5 м між співробітниками в офісі. Для зниження ризиків необхідно переглянути стандарти офісної площі на одного співробітника.
  2. У короткостроковій перспективі віддалено працюватимуть більше співробітників, що дозволить знизити щільність розміщення робочих місць в офісі без їх скорочення.
  3. У довгостроковій перспективі орендарі будуть реалізовувати нові підходи до стандартів офісу, що визначить конкретні потреби стосовно орендованої площі та планувальні рішення, зокрема, співвідношення «відкритого простору» та індивідуального.
  4. Контроль витрат стане вирішальним фактором для орендарів при прийнятті стратегії розміщення співробітників.

Для орендодавців:

  1. Основна увага приділятиметься безпеці для життя і функціональності офісних будівель.
  2. Використання передових технологій для захисту від вірусів може стати вирішальним фактором при виборі бізнес-центру.
  3. Управління ризиками в разі епідемій може стати новим обов'язковим пунктом у договорах оренди.
  4. Актуальним стає питання будівництва нових бізнес-центрів та адаптації існуючих будівель, які б відповідали поняттям smart і digital, оскільки для орендарів важливим стає питання: чи в правильній будівлі я орендую офіс?