Property Times Менеджмент

Автор: Ірина Настич

Гібридний формат прийшов на зміну  дистанційній роботі після завершення локдаунів й міцно закріпився в багатьох країнах світу. Він  відкрив нові можливості для бізнесу  й одночасно кинув нові виклики перед керівництвом компаній. 

Завдяки своїм перевагам гібридна робота поширилася в багатьох світових компаніях, про що свідчать чисельні дослідження. Український бізнес напрацював власні моделі взаємодії всередині компанії, адже опинився в нових умовах, коли потрібно зважати  на воєнні ризики, працювати під час блекаутів й  особливо дбайливо ставитися до ментального здоров’я працівників. Про те, як налагоджена взаємодія в українських компаніях Property Times говорив з представниками ринку нерухомості та будівництва.

Плюси та мінуси гібридного формату 

Наприкінці 2022 року Офіс спрощення оподаткування (ОСП, Велика Британія) оприлюднив звіт щодо гібридного формату роботи,  в основу якого покладено опитування широкого кола представників бізнесу та інших зацікавлених сторін. За результатами опитування ОСП дійшов висновку, що 40% персоналу можуть працювати віддалено.  

Якщо узагальнювати переваги гібридної роботи, що наводяться в різних дослідженнях, можна виділити наступні:

• економічна доцільність: компаніям не потрібно утримувати  офіс або ж можна скоротити площі, працівники не витрачаються на проїзд, робочий одяг, обіди тощо,
• економія часу: працівники заощаджують до 40 годин  на місяць, які можна витратити на родину, дозвілля, спорт, здоров’я,
• менше факторів, що відвертають увагу:  розмови з колегами на  позаробочі теми, непродуктивні зустрічі та зібрання тощо.

Разом з тим,  роботодавці та працівники  виділяють і певні недоліки такого формату роботи, як то неможливість відокремити роботу від особистого життя, труднощі в налагоджені командної роботи, недостатній контроль.

Тому  компанії, які віддають перевагу гібридній моделі роботи, мають ретельно вибудовувати механізми внутрішньої взаємодії, застосовувати нові технології, які покликані покращити продуктивність  роботи. Для українського бізнесу до цих викликів додалися ще і воєнні ризики, які  потребують додаткової гнучкості й стресостійкості.  

Українські компанії доволі  швидко оговталися від шоку перших днів  повномасштабної війни й змогли перелаштувати свої робочі процеси й налагодити  взаємодію в колективі з урахуванням нових реалій. Всі компанії, які взяли участь в нашому опитуванні, зазначають, що в центрі уваги, в першу чергу, працівники, їхня безпека, фізичне й ментальне здоров’я. Саме це гарантує максимальну продуктивність роботи: чіткі інструкції  на випадок  ситуацій, що загрожують життю,  тренінги з домедичної підготовки й головне — емпатія та взаємопідтримка.  На цих засадах будуються відносини в колективі, не залежно від обраного формату роботи — чи то гібридна модель, чи робота в офісі, чи дистанційка. 

Більшість з опитаних нами компаній обрали для себе саме гібридну модель роботи, яка вже була відпрацьована в період пандемії, але є й такі компанії, які  повернулися до класичного офлайну за невеликими виключенням для кількох співробітників, які перебувають за кордоном або в інших містах України. 

Як побудована робота

В CBRE Ukraine розповідають: «Ще до початку повномасштабного вторгнення у компанії відбувались регулярні щотижневі зустрічі у змішаному (offline та online) форматі, де кожен із відділів міг поділитись інформацією назагал, усі колеги могли поспілкуватись та обговорити робочі ідеї. Від 24 лютого 2024 року зустрічі відбувались двічі на тиждень і спершу були способом запитати «Ти як? Ти де? Тобі потрібна допомога?» та підтримати один одного. Такий спосіб взаємодії був актуальний для київського офісу CBRE Ukraine понад рік, а вже починаючи із 2023 року зустрічі повернулись до формату online раз на тиждень.

Оскільки в компанії практикувався гібридний формат відвідування офісу ще до початку 2022 року, відтак питання організації процесу віддаленої роботи для працівників не виникало: кожен має робочий лептоп та усю необхідну техніку, аби мати змогу підключитись до дзвінків та виконувати робочі завдання із будь-якого куточка світу та України.

Станом на квітень 2024, лише кілька працівників київського офісу CBRE Ukraine перебувають за кордоном, що не впливає на їх виконання роботи вчасно та безперешкодно, знову ж таки завдяки вже організованому раніше формату віддаленої роботи».  

Оксана Трейтяк, менеджерка з персоналу Baker McKenzie Ukraine: «На сьогодні більша частина нашого офісу працює дистанційно. Ми почали практикувати дистанційну роботу ще до карантину 2020 року, тоді це було новим явищем для ринку і сприймалось колегами по-різному. Проте, саме завдяки цьому ми змогли справитися з викликами пандемії та згодом втримати налагоджену роботу протягом повномасштабного вторгнення. 

Перше, що у нас було запроваджено під час війни — це щотижневі онлайн-зустрічі кожної групи. Окрім цього, ми відновили  онлайн-зустрічі всім офісом, щоб обговорити безпекові та інші адміністративні питання, відзначити важливі дати тощо. Крім того, у нас з'явилися чати в різних месенджерах, де ми спілкуємося більш неформально і завдяки цьому легше тримати зв'язок і будувати ближчі відносини. 

На сьогодні ми працюємо в гібридному форматі — дистанційно і з офісу. Окрім цього, ми проводимо неформальні зустрічі як онлайн, так і у живому форматі спілкування.

Взагалі десь 60-70% працівників переважно працює віддалено, але звісно, за необхідності приїздять до офісу. У всіх є необхідне обладнання для ефективної роботи, павербанки для ноутбуків, додатковий інтернет на робочих телефонах, тощо.

З інших регіонів України на сьогодні працює 10% колег, а з-за кордону 20% (переважно це Польща та Велика Британія, а також інші країни Європи; фірма покриває витрати на житло). Всі колеги постійно перебувають на зв'язку з офісом та своїми групами. 

Колеги, які працюють з інших країн мають невелику різницю в часі, але це не є проблемою. Якщо комусь потрібно відлучитися і забрати дитину з садочка чи вирішити якусь свою ситуацію, все узгоджується і все працює. Також колеги, які перебувають за кордоном, додатково тримають зв'язок і з місцевими офісами Baker McKenzie. За необхідності, час від часу, вони можуть працювати з офісу тієї країни, в якій вони перебувають. Деякі європейські офіси залучають наших українських юристів до своїх проєктів. 

Додатково нами опікується спеціальна Робоча група, в яку входять представники та керівники різних офісів, і жодні наші труднощі не лишаються без уваги, допомоги та підтримки місцевих та закордонних колег».

Олена Рибак, виконавчий директор iC consulenten Ukraine: «90% співробітників нашої компанії живуть та працюють в Україні. Вони можуть обирати режим роботи — або кожного дня в офісі, або віддалений формат роботи з кількома днями в офісі протягом кожного тижня. Більшість співробітників обрали змішаний варіант роботи. Ми не регулюємо фіксовані робочі години, комусь за сімейних обставин зручно працювати з 8 ранку або раніше, а хтось встигає тільки ближче до 10.

Ще під час ковіду ми приділили багато уваги тому, щоб створити ефективну онлайн-екосистему робочого простору. І зараз не маємо проблем з тим, щоб працювати віддалено, як з України,  так і з закордону. Це стало можливим завдяки високому рівню довіри між компанією і співробітниками та досить близьким дружнім відносинам в колективі. 

У наших інженерів технагляду режим роботи, у порівнянні з довоєнним часом, майже не змінився — вони або постійно перебувають на обʼєктах, або ж часто їздять у відрядження, тому в офісі бувають періодично.

Нових форм комунікацій з початком війни шукати не довелося. У поточному режимі співробітники працюють у командах таабо проєктах. За організацію роботи відповідає лідер команди та керівник відповідного проєкту, який знаходиться у постійному контакті з керівництвом. Люди, які залучені до проєктів з різних інфраструктурних тематик знають, що вони мають самі відповідати за контроль свого навантаження, комунікувати зі своїм прямим керівником і керівниками проєктів, які ставлять різні дедлайни для виконання завдань. Вони також знають, що в нашому консалтинговому бізнесі коливається навантаження, але після того, як активні фази закінчуються, ми заохочуємо людей брати вихідні та відновлювати сили.

Раз на місяць ми проводимо загальну нараду, де кожна команда ділиться результатами роботи за період або обмінюємося новинами. Протягом цієї ж наради виділяємо час на загальні адміністративні питання. Для того, щоб колеги розуміли весь спектр напрямків, у якому працює компанія, періодично кожен департамент презентує свій напрямок роботи. Багато зусиль йде на те, щоб аналізувати ефективність робочих онлайн-зустрічей. 

Кілька разів на рік проводимо офлайн-зустріч усіх співробітників, дуже стараємося, щоб на них були присутні наші колеги, які працюють і з закордону. Іноді ці зустрічі приурочуємо до свят». 

Олександр Бондаренко, керуючий партнер Bureau of Investment Programs, співзасновник індустріальних парків NOVO: «Попри те, що починаючи з пандемії COVID-19 робота команди була переведена на віддалений режим, у форматі онлайн-нарад, зум-зустрічей та мозкових штурмів у google meet, перший місяць повномасштабної війни був непростим у комунікаціях з командою. Адже багато хто почав переміщуватися як по Україні, так і по країнах ЄС, Америці, Канаді. 

Згодом взаємодія систематизувалася, і зараз понад 60% співробітників працюють онлайн з Харкова, Дніпра, Луцька, Києва, Львова, Варшави, Канади.

Найскладніше те, що не завжди комунікація може бути якісною, а командна робота — ефективною. Як в ситуації, коли ти спілкуєшся з людиною особисто, бачиш реакції, з’ясовуєш деталі очі в очі. Через постійне спілкування онлайн інколи може бути дискомунікація, як у нас було нещодавно. Через що ми заплатили за послуги у 2 рази більше, ніж повинні були. Просто менеджери в процесі реалізації проєкту неправильно зрозуміли один одного. 

У комунікаціях та налагодженні бізнес-процесів на відстані нам допомагають діджитал-інструменти. Ми користуємося google meet, zoom, Microsoft Teams і месенджерами ТГ, WhatsApp. Налагодили систему щотижневих зустрічей-планувань онлайн. Без цього ніяк, коли співробітники у різних куточках світу: треба зустрічатися хоча б раз на тиждень, щоб зв’язок між членами команди не губився через віддалену роботу». 

Олександр Мануйло, керівник дирекції з продажів Sweetondale: «Як і більшість українських компаній ми постали перед проблемою «відтворення» довоєнної структури підрозділів нашої компанії. Багато наших колег були змушені тимчасово виїхати не тільки за межі своїх міст, а й за межі України. 60 наших співробітників боронять нашу Україну в лавах ЗСУ. Але не дивлячись на суттєве зменшення кількості працівників, нам майже вдалося зберегти виробничі команди та колектив досвідчених керівників напрямів та відділів. Наразі всі наші співробітники працюють в Україні. Більшість зосереджена в містах, де знаходяться наші виробничі потужності — Кам’янське та Черкаси, а в Києві, Одесі та Львові — працюють представники Дирекції з продажів.

Найбільш сприятливою для оптимальної і ефективної роботи нашої компанії є саме офлайн-робота команди. З одного боку, організація виробничих процесів просто неможлива без присутності робітників в цеху чи на складі, а з іншого — для офісної частини нашої команди важливим є саме щоденне спілкування, відчуття підтримки та оперативність в прийнятті рішень. Все це допомагає тримати постійний контакт з торговельними партнерами, швидко реагувати на динамічні зміни повоєнного будівельного ринку та процесів відбудови. 

Ключовим елементом успішної взаємодії в колективі  ми зробили забезпечення швидкої та  прозорої комунікації. Налаштована IT інфраструктура та програмне забезпечення дозволяють нам ефективно керувати процесами виробництва та продажів через електронну пошту, вебінари, зустрічі в Zoom, Meet або інших онлайн-платформах. Окремий розвиток отримали правила та алгоритми обміну бізнес-інформацією через популярні месенджери. Навіть були намагання впровадити в роботу сейлз-команди такі сервіси керування проєктами як JIRA.

Як результат, щотижневі командні зустрічі стали більш систематичними та продуктивними, але їх кількість значно зменшилась. Крім того, кожен квартал ми проводимо загальні оффлайн збори для обговорення результатів та планування задач наступного кварталу. В умовах війни горизонт планування значно звузився. Звісно, ми і зараз готуємо стратегічні рішення, що оперують термінами від 1 до 5 років, але більш активно використовуємо оперативне щоквартальне планування на базі річного плану. Ми практично відійшли від презентацій. Окрему увагу приділяємо якісному збору та обробці статистики, налаштуванню та зручності користування нашими щоденними звітами з продажів (Power BI)». 

Олександра Качан, директор з персоналу Alliance Novobud: «Увесь колектив працює в офісах. Можливий й віддалений формат роботи на випадки окремих ситуацій, про які працівники попереджають безпосереднього керівника, або за централізованим рішенням керівництва компанії. Практично усі наші працівники живуть в Україні, а саме в Києві та Броварах. З-за кордону працюють лише три співробітники.

Ми реалізували проєкт з оптимізації та автоматизації процесів, який дозволяє всю звітність перевести в онлайн-формат. У разі необхідності організовуємо зустрічі в онлайн-форматі, практикуємо щотижневі звітні та установчі зустрічі за проєктами». 

Безпека

Станом на 21 квітня 2024 року в Києві пролунало 1046 тривоги (за даними Київ Цифровий),  небезпека тривала 1203 години 21 хвилину, в Дніпропетровській області  загальна кількість тривог становить 3289, в Харківський  4020, на Івано-Франківщини сирени лунали 508 разів, на Львівщині 512. За статистикою, найчастіше сигнали тривоги лунають в часовому проміжку з 12:00 до 18:00 години (джерело Статистика повітряних тривог), тобто в робочий час. Аспект безпеки став ключовим для всіх бізнесів у всіх куточках України, не залежно від обраного формату роботи. 

«Під час повітряної тривоги ми радимо обов'язково залишатися в безпечному місці, бо життя людини є найціннішим і першочерговим. В нашому бізнес-центрі  є укриття, куди ми спускаємося під час реальної загрози. Колеги, які працюють віддалено також мають перейти в безпечне місце під час серйозних загроз», —  Оксана Трейтяк .

«Під час повітряних тривог співробітники керуються правилом двох стін або ж спускаються в укриття — облаштований підвал неподалік від офісу або йдуть до метро, яке теж знаходиться поруч з офісом. Для цього ми розробили відповідні інструкції та провели тренінги з безпеки праці», — Олена Рибак.

«Наша команда працює у двох великих офісних приміщеннях. Обидва приміщення оснащені тимчасовими укриттями, тому під час повітряних тривог усі мають можливість спуститися туди та перечекати небезпеку. Одне з приміщень навіть має голосове сповіщення про початок та закінчення повітряної тривоги», — Олександра Качан. 

«Безпека людей — першочергове! І я не вимагаю під час тривог, навіть якщо вони тривають 1 -1,5 години, виконання якихось робочих задач, навіть якщо вони термінові. Крім тривог, є ще блекаути. Вже якийсь час у Харкові з 9.00 до 15.00 у деяких районах міста немає світла. Тож людям треба їхати працювати кудись у коворкінг, кав'ярні, де є генератори. Це створює чимало дискомфорту у комунікації між членами нашої команди, адже ми звикли завдяки діджитал-інструментам швидко реагувати на робочі питання та оперативно вирішувати бізнес-задачі. А тут треба чекати, поки колега переміститься туди, де є світло та інтернет», — Олександр Бондаренко.

«Базовим елементом нашої взаємодії стала корпоративна та персональна безпека. Тому розробка і реалізація планів дій в надзвичайних ситуаціях, включаючи пожежі, евакуацію та інші негативні сценарії стали важливим елементом нашого корпоративного сьогодення», — Олександр Мануйло.

«Безперечно, повітряні атаки та тривоги також вплинули на перебування у офісі наших колег, що зобов’язує усіх спускатись в обладнане укриття на паркінгу БЦ. Ми розробили інструкції про те, як діяти під час повітряної тривоги, інструкції з цивільного захисту та дій під час надзвичайних ситуацій, а в штаті CBRE Ukraine є сертифікований Health and Safety Engineer, що відповідає за своєчасність та актуальність наданої інформації та регулярно проводить тренінги з домедичної допомоги для працівників. Крім того, від початку повномасштабного вторгнення, у компанії був створений канал, який дозволяє оперативно ділитись із колегами інформацією, що стосується охорони здоров’я, їх безпеки та психологічної підтримки.

Варто згадати й про те, що у період блекаутів 2022-початку 2023 рр. офіс CBRE Ukraine був для працівників так званим “пунктом незламності”, оскільки бізнес-центр був забезпечений електроенергією, а офіс мав запаси продуктів першої необхідності та допоміжних засобів. На той період офіс могло відвідувати до 50% працівників», —  CBRE Ukraine. 

Ментальне здоров’я 

За статистикою Міністерства охорони здоровʼя, протягом 2023 року за психологічною допомогою до лікарів звернулося близько 135 тис. пацієнтів,  і це лише в рамках пакета «Супровід і лікування дорослих та дітей з психічними розладами на первинному рівні медичної допомоги». Відчуття тривоги та розлади сну — найпоширеніші скарги щодо ментального здоров’я. 

Усвідомлюючи важливість підтримки ментального здоров’я працівників, бізнес впроваджує різноманітні практики й заходи, спрямовані на покращення психологічного стану й зняття стресу, навіть звичні тімбілдінги набули нового сенсу. 

«У нас з’явився ще один формат кооперації  — більш неформальні зустрічі в офісі раз у місяць, аби обмінюватись не робочою інформацією, а фокусуватись саме на живому спілкуванні та підтримці. Зазвичай на такі зустрічі приєднується переважна більшість колег, що перебувають у Києві»,  —  CBRE Ukraine. 

«Дуже цінуємо формат офлайн- зустрічей. Саме він нам дуже допоміг з проблемою онбордінгу нових колег. З початку 2022 року наша команда зросла з 25 до більш ніж 50 людей. Важкувато підтримувати командний дух, коли співробітники різних департаментів мало знайомі один з одним. Тому у 2023 році ми влаштували Family Day — це наша найулюбленіша традиція ще з довоєнного часу. Зібрали всіх колег, як з України, так і з закордону і разом з сімʼями провели кілька днів разом. Спілкування відчутно полегшилося. Це надає абсолютно інший відтінок роботі, адже раптом ти бачиш, чим живуть колеги поза дедлайнами та клієнтськими нарадами. За 10 років діяльності ми не провели таку зустріч тільки два рази — у 2020 і 2022 році», — Олена Рибак. 

«Часи дуже непрості, інформаційний простір дуже тисне, звісно це відображається на настроях людей, вичерпує їх внутрішній ресурс. Тому ми намагаємося створювати умови, які б допомагали знизити цю напругу.   

Ми почали приділяти більше уваги добробуту та ментальному здоров'ю колег. З минулого літа в офісі або на терасі (залежить від пори року) ми проводимо заняття з йоги, що дуже допомагає переключитися і розслабитись. Щосереди у нас в офісі ранкова кава зі смаколиками за неформальними розмовами, що допомагає налаштуватися на робочий день та легше перейти до другої половини робочого тижня. Також організовуємо інші цікаві заходи, на кшталт тренінгу надання першої допомоги, зустрічі із військовим психологом, донорства крові, висаджування дерев. Колеги мають можливість отримати консультації психолога, а також екстрену психологічну допомогу 24/7 у разі необхідності», —  Оксана Трейтяк.

«Змінився і мій особистий підхід щодо нервових зривів серед підлеглих. Всі ми зараз знаходимося у стресі. І якщо раніше я  міг різко реагувати на якийсь нервовий зрив або навіть в деяких випадках попрощатися з людиною, то зараз ставлюся із розумінням. Це така емоційна емпатія. Велика війна нас всіх зробила емоційним емпатами, коли ти з розумінням ставишся до неврівноваженості та напруженості колег», — Олександр Бондаренко. 

Продуктивність

Всі  компанії, які взяли участь в опитуванні Property Times, зазначають, що їм вдалося підтримувати продуктивність роботи на довоєнному рівні, не залежно від обраного формату роботи.

«Продуктивність роботи у нас визначається результатом, а не процесом. Тому вона не змінилася, адже залежить від мотивації людей та їх зацікавленості у роботі в проєкті», — Олександр Бондаренко. 

«Коли співробітники відчувають підтримку та ефективну комунікацію в колективі, це позитивно впливає на їхню задоволеність роботою. Тобто людина бажає залишатися в колі однодумців. Співпраця в колективі призводить до підвищення загальної продуктивності корпорації і напряму впливає на фінансову мотивацію як команди, так і кожного нашого співробітника. Вмотивованість зазвичай сприяє генерації ідей, обговоренню альтернативних підходів, надихає на кращі та більш обґрунтовані рішення», — Олександр Мануйло.

«Ще на початку квітня 2022 року, з моменту відновлення роботи компанією, нам вдалося налагодити постійну та ефективну комунікацію. Усі наші співробітники — досвідчені професіонали, які здатні організувати свою роботу та підлеглих так, щоб бути на зв’язку й вчасно реагувати на виклики та завдання», — Олександра Качан. 

«COVID-19 навчив нас реагувати на кризові ситуації та бути готовими продовжити діяльність компанії з будь-якої точки України або світу. Безумовно, деякі процеси, як організація роботи в офісі після деокупації Київського регіону та відновлення першої бізнес активності у 2022, а також дії під час повітряних тривог та блекаутів вимагали адаптивності та швидкого реагування. Однак продуктивність роботи компанії сьогодні збережена, відновлена, компанії навіть вдалося розширити свою присутність на ринок Молдови під брендом CBRE Moldova у 2023 році», — CBRE Ukraine.